OPTIME© Gestion Commerciale


Solution Optime© standard

Optime© Gestion Commerciale est une suite de gestion complète, évolutive et personnalisable.

Souple et polyvalente,  elle permet aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs opérations commerciales (achats, ventes, stocks, suivi des règlements, …) dans un environnement homogène et performant.

Cette souplesse lui permet également de s’adapter  aux spécificités de votre métier et d’en suivre rapidement l’évolution.

Optime© GC vous permet de gérer vos flux et votre activité  selon vos besoins grâce au circuit administratif paramétrable.

Elle est fournie avec un générateur d’états intégré ainsi qu’un langage de script pour aller encore plus loin dans cette personnalisation.

Modules complémentaires

La solution Optime© GC standard comprend déjà tous les outils nécessaires pour une gestion optimisée au quotidien.

Néanmoins, si votre activité le nécessite, vous pouvez également acquérir séparément des modules complémentaires plus spécifiques et enrichir votre gestion avec de nouvelles fonctionnalités :

  • Module affaire : Gestion des postes et sous-postes, affectation directe des coûts depuis les achats, budget, engagement, réalisé, avenants, bilan.
  • Module lots : Gestion des stocks en lots et suivi complet de la traçabilité (hors transformation).
  • Module promotions : Gestion de promotions par période en mode “Qui, Quoi, Comment” et en prix brut ou remises 1, 2, 3.
  • Module dématérialisation : Dématérialisation de la facturation client, documents conformes au standard PDF/A, archivage automatique et client SMTP intégré.
  • Module « picking » : Enregistrement des réceptions & livraisons en mode picking par code barre « wearable ».

Tous les modules complémentaires s’intègrent parfaitement à la version standard et peuvent être ajoutés à tout moment suivant l’évolution de vos besoins.

Caractéristiques techniques

Monoposte et réseau.
Technologie client/serveur.
Multi dossiers.
Multi utilisateurs.
Gestion des droits d’accès par utilisateur.
Paramétrage des listes et barre d’outils.
Gestion des menus contextuels.

Configuration minimale

Toutes versions de Windows© de XP à Windows© 11
Imprimante compatible Windows
Tout autre système d’exploitation (Linux, MacOS) via un logiciel de
virtualisation (VirtualBox, WMware, etc…).
Fonctionnement également possible sous Linux Wine.

« J’utilise la gestion commerciale OPTIME depuis maintenant quatre ans.
C’est un outil très souple, très complet, et facile d’utilisation pour les PME / TPE de notre type.
Qui plus est, la prestation de service en maintenance et en disponibilité téléphonique est assurée avec bienveillance, et nous avons une disponibilité humaine qui compte énormément pour les TPE et PME.
Pour tous les aspects techniques, les trois feuillets importants pour nous : Achats, ventes et rapprochements des comptes sont complets, évolutifs et simples d’utilisation.
Hâte de voir l’évolution à venir »

— Frédéric Adriansen, Epicure

Ventes

Gestion complète de la chaîne de vente du devis/préparation à la facture :

  • Transformation de tout ou partie des documents sans resaisie. Le document d’origine est toujours disponible afin d’assurer la traçabilité.
  • Paramétrage détaillé des transformations.
  • Ajout possible de natures de pièces supplémentaires (bon de retour, par exemple).
  • Gestion des reliquats & livraisons partielles.
  • Automatisation des regroupements des commandes ou des bons de livraison avec critères personnalisables.
  • Échéances multiples, modes de paiement et acomptes.
  • Gammes, lots avec ou sans date de péremption.
  • Gestion de sections & sous-sections de document.
    Commentaires & descriptifs article en texte enrichi (police, gras, souligné, etc…).
  • Tiers payeur et adresses de livraisons.
  • Facturation multidevises et multi-langues.
  • Affichage des marges par ligne et pour le document.
  • Différents types de facturation : Quantité, poids, volume, forfait, dimensions.
  • Suivi des règlements.
  • Gestion des codes barres et référence fournisseur.
  • Saisie par code, référence, code barre, etc…
  • Gestion de champs libres pour les lignes et les en-têtes des documents.  Formules de calcul.
  • Transfert en comptabilité par export de fichier.

Achats

Gestion complète du cycle des achats avec transformation de document et mise à jour instantanée des stocks :

  • Gestion de champs libres paramétrables.
  • Nombre illimité de fichiers rattachés aux fournisseurs.
  • Gestion du colisage et des quantités économiques de commande.
  • Gestion des réceptions partielles.
  • Réapprovisionnement automatique avec ou sans contremarque.
  • Gestion des devises. Double valorisation des documents de vente et d’achat en devises.
  • Gestion des nomenclatures
  • Gestion des tarifs d’achat, des remises (globale, par quantités, par montant) et promotions (1)
  • Gestion des lots avec ou sans date de péremption.
  • Proposition automatique des commandes à livrer.
  • Suivi des règlements.
  • Transfert en comptabilité par export de fichier.

Stock

  • Nombre illimité de dépôts.
  • Mise à jour en temps réel des entrées et des sorties.
  • Consultation du stock réel , stock en commande, stock réservé, stock à terme.
  • Natures de stock extensibles (stock en préparation, par exemple).
  • Livraisons directes.
  • Réapprovisionnement automatique avec choix des critères et ajustements manuels.
  • Choix de la méthode de valorisation par CUMP ou dernier prix d’achat.
  • Stocks par articles en gammes ou en lots.
  • Traçabilité des lots.
  • Inventaires complets et/ou tournants, avec gestion des écarts.

Articles

  • Accès en fiche ou en listes.
  • Texte enrichi pour les dénominations.
  • Définition de mode de gestion des stocks : Sans, par article, par gamme ou en lots(1).
  • Définition du type de facturation : Quantité, poids, volume, forfait, dimensions.
  • Nomenclature et conditionnement.
  • Classifications par catégorie, groupe, famille, sous-famille, collection, nature. Classifications libres et mots clés.
  • Traduction multi langues des désignations.
  • Calcul des taxes parafiscales (sur HT ou TTC) : Taux, forfait, quantité, poids.
  • Articles interdits à la vente ou l’achat.
  • Articles de remplacement et de substitution.
  • Tarif d’achat et de vente : Général, par catégorie tarifaire de client, tarif d’exception.
  • Mise en sommeil et alerte.
  • Information libre.
  • Consultation de l’ensemble des historiques des achats et des ventes.

Clients & fournisseurs

  • Adresse de facturation et adresses de livraison multiples.
  • Gestion des contacts : fonction, téléphone, Email.
  • Classifications par région, activité, catégorie, famille, sous-famille. Classifications libres et mots clés.
  • Agenda et historique d’activité commerciale.
  • Mise en sommeil, blocage de compte et alertes.
  • Régime de taxe, mode règlement, périodicité de facturation et formats spécifiques d’impression.
  • Tarifs d’exception, remises par catégories tarifaires d’articles.
  • Consultation de l’ensemble des historiques des achats et des ventes.

Et + encore

  • Commerciaux et historique commercial et de gestion.
  • Définition des comptes, modes de règlement, taxe avec date d’application, glossaires, etc…
  • Duplication des articles, des tiers et des documents.
  • Export des données vers Excel©, Texte, Html, Xml.
  • Importation d’articles et tarifs
  • Création de filtres dans les listes : filtres et tris par utilisateur, pour le dossier ou filtres généraux.
  • Paramétrage de la barre d’outils et de la barre de menu.
  • Générateur d’état intégré.


(1) Suivant options & modules retenus.


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